Od początku epidemii koronawirusa we wszystkich przedsiębiorstwach zajmujących się produkcją ciepła wdrożono procedury dotyczące bezpieczeństwa pracowników i gwarantujące funkcjonowanie zakładów.

– Nie obawiam się o takie kwestie, jak dostawy nośników energetycznych, polskie przedsiębiorstwa ciepłownicze zapewniły sobie i utrzymują optymalne zapasy paliw do produkcji ciepła w postaci węgla, nie jest też zagrożona dostawa gazu do tych przedsiębiorstw ciepłowniczych, które wykorzystują go np. w instalacjach kogeneracyjnych – mówi Bogusław Regulski, wiceprezes Izby Gospodarczej Ciepłownictwo Polskie.

– Jeżeli chodzi o paliwo, to nie ma taryfy ulgowej – zapewnia Piotr Gryboś, dyrektor Oddziału Śląskiego ECO SA. – Jesteśmy zobligowani do utrzymania pewnego stanu minimalnego.

Praca bez zakłóceń

W pierwszym etapie pandemii ograniczono przede wszystkim operacje niezwiązane bezpośrednio z produkcją i dostawą ciepła. Tam, gdzie to było możliwe, zminimalizowano kontakty z dostawcami oraz przedstawicielami firm zewnętrznych.

– Wszystkie działania poprzedzające proces przyłączenia nowego odbiorcy – tj. określenie technicznej możliwości przyłączenia, wydanie warunków technicznych czy przygotowanie umowy przyłączeniowej – prowadzimy zdalnie przez stronę internetową, mailowo, telefoniczne czy korespondencyjnie – wyjaśnia Monika Kowalczyk, kierownik działu handlowego ECO SA. – Realizację zaplanowanych inwestycji wstrzymaliśmy tylko na początku pandemii na około dwa miesiące. Większość nowych przyłączeń odbywa się z początkiem sezonu grzewczego, czyli we wrześniu lub październiku, stąd lockdown nie spowodował w ECO SA większych opóźnień czy przesunięcia terminów, z wyjątkiem kilku realizacji, w których, również na wniosek naszych odbiorców, ustalaliśmy nowy termin pozwalający obu stronom dokończyć inwestycje.

Po lockdownie, w pierwszym etapie pandemii, w elektrociepłowniach wykonywane są właściwie wszystkie rodzaje prac, zarówno te dotyczące zapewnienia ciągłości dostaw energii, nowych przyłączeń czy modernizacji i rozbudowy infrastruktury, jak również obsługa odbiorców, w tym montaże nowych liczników, sprawdzanie poprawności działania układów pomiarowych, zmiany taryf oraz przyłączenia mikroinstalacji.

– Liczba nowych przyłączeń kształtuje się na podobnym poziomie jak w latach poprzednich – mówi Monika Kowalczyk. – Nasi odbiorcy to głównie budownictwo wielorodzinne – zarówno nowo budowane osiedla mieszkaniowe, jak i budynki istniejące, w których wspólnoty podejmują decyzję o zmianie sposobu ogrzewania z etażowego, w którym każde mieszkanie jest ogrzewane indywidualnie, na ciepło systemowe. Przyłączamy do systemu również galerie handlowe, budynki użyteczności publicznej, a także nowo powstające zakłady przemysłowe. Rocznie realizujemy kilkadziesiąt inwestycji o łącznej mocy około 14 MW. Ciepło systemowe oferujemy nie tylko na Opolszczyźnie, także  w Lubuskiem oraz, poprzez spółki z Grupy Kapitałowej ECO, w Malborku, Jeleniej Górze, Kutnie czy Tarnobrzegu. 

W kontakcie z klientem

W połowie marca na drzwiach Biur Obsługi Klienta i na stronach serwisów internetowych pojawiły się komunikaty podobne jak ten w SEC w Szczecinie: „Z uwagi na bardzo dynamiczną sytuację związaną z pojawieniem się przypadków zakażeń wirusem SARS–CoV–2, od poniedziałku 16.03.2020 r. do odwołania Biuro Obsługi Klienta i Kasa SEC będą nieczynne. Zachęcamy do korzystania z innych niż wizyta osobista kanałów kontaktu z BOK tj. przez telefon lub skrzynkę e–mailową. Za wszelkie utrudnienia serdecznie przepraszamy. Mamy nadzieję, że decyzja ta spotka się z Państwa pełnym zrozumieniem i akceptacją”.

W wielu biurach komunikacja nadal się odbywa telefonicznie czy mailowo. Coraz popularniejszy jest program eBOK. Wystarczy założyć konto i po zalogowaniu się na stronie dostajemy dostęp do informacji na temat naszych należności, widzimy faktury, możemy korespondować z dostawcą.

– W ECO SA mamy narzędzia, które pozwalają pracować spoza biura w zakresie obsługi klienta. Wiele lat temu wdrożyliśmy elektroniczny system obiegu dokumentów. Dystrybucja dokumentów od i do naszych klientów też odbywa się elektronicznie poprzez eBOK. Wystawiamy e-faktury. Korzystamy z kwalifikowanego podpisu elektronicznego – wylicza Tomasz Piętka, dyrektor ds. handlowych ECO SA. – Spotkania wewnętrzne odbywają się  na teamsach. To narzędzie wdrożyliśmy jeszcze w tamtym roku, w marcu zwiększyliśmy jedynie liczbę licencji, aby zapewnić przepływ informacji niezależnie od tego, gdzie pracujemy.

Bezpieczny pracownik

W wielu elektrociepłowniach powołano specjalne interdyscyplinarne zespoły robocze.

– Zadaniem zespołu zarządzania kryzysowego w ECO SA było zidentyfikowanie zagrożeń i zaproponowanie procedur postępowania na wypadek zaistnienia koronawirusa na terenie naszych zakładów – opowiada Piotr Gryboś, dyrektor Oddziału Śląskiego ECO SA. – Kluczową kwestią było opracowanie zasad działania gwarantujących nieprzerwane dostawy ciepła do naszych odbiorców – budynków wielorodzinnych, instytucji publicznych czy zakładów przemysłowych.

Przedsiębiorstwa ograniczyły liczbę pracowników na terenie zakładów do minimum gwarantującego prawidłowe funkcjonowanie procesów technologicznych i organizacyjnych.

Pracownicy są na bieżąco informowani o zaleceniach sanitarnych. Zostali wyposażeni w maseczki lub przyłbice, rękawiczki jednorazowe, dostępny jest płyn do dezynfekcji rąk. W zakładach produkcyjnych i w biurowcach jest prowadzona systematyczna dezynfekcja.

– Procedury pandemiczne dotyczące warunków pracy, w tym delegowanie załóg i ich skoszarowanie w zakładzie, poddaliśmy konsultacjom – nie tylko ze związkami zawodowymi, ale także z pracownikami – wyjaśnia Piotr Gryboś. – Otrzymaliśmy informację zwrotną, że jeśli zajdzie taka potrzeba, będziemy mogli część pracowników delegować do innego zakładu, a nawet skoszarować do dwóch tygodni.

W działach, w których to było możliwe, np. w administracji, finansach, IT, wprowadzono pracę zdalną lub dyżury w mniejszych zespołach. W wielu firmach obowiązuje model pracy hybrydowej – na zmianę lub do wyboru – praca zdalna i na miejscu. Spotkania, także z klientami, często odbywają się nadal na meetsach, teamsach czy hangoutach.

– Do biura wróciliśmy w czerwcu. Najczęściej pracujemy hybrydowo – mówi Tomasz Piętka. – Część osób zdalnie, grupy zmieniają się według ustalonego rytmu, byśmy mogli w firmie zachować społeczny dystans.

Z końcem sierpnia m.in. w ECO SA zostały wprowadzone nowe zabezpieczenia, np. konieczność poruszania się na terenie zakładów w maseczkach bądź przyłbicach, pomiar temperatury przy wejściu. Te zasady dotyczą także dostawców i kontrahentów.

Pożytki z digitalizacji

Wszyscy podkreślają, że jeszcze 10–15 lat temu nie byłoby to możliwe. Dzięki automatyzacji i cyfryzacji z dnia na dzień wielu specjalistów mogło przenieść pracę do sieci, bo nie tylko procesy nadzoru i rozliczeń, ale i klienci już tam są. 

– Wysoki poziom digitalizacji w ECO SA oraz wykorzystanie różnorodnych narzędzi w domenie cyfrowej wynika z tego, że nasze systemy ciepłownicze są rozsiane po całej Polsce, od Malborka po Jelenią Górę, od Kutna do Opola – wyjaśnia Tomasz Piętka. – Narzędzia do komunikacji wewnętrznej wykorzystywaliśmy już wcześniej. Gdy zaszła potrzeba, szybko adaptowaliśmy je do komunikacji zewnętrznej. Dzięki temu mogliśmy z dnia na dzień przejść na pracę zdalną. Co z nami zostanie na dłużej? – zastanawia się. – Praca hybrydowa. Zdalna komunikacja. Także teamsy, które w czasie pandemii wykorzystujemy już nie tylko jako wideokomunikator. Teraz to także platforma, na której pracujemy w grupach tematycznych.

Można wymieniać dalej… Sterowanie siecią ciepłowniczą, nadzór nad prawidłową produkcją ciepła, monitoring i regulacja węzłów cieplnych na odległość, zdalne odczyty liczników ciepła, obieg dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej, obsługa klienta – wszystkie te procesy i zadania są oparte na rozwiązaniach teleinformatycznych. Działają bezpiecznie na co dzień, co jest ważne nie tylko w pandemii.